DATEV
Belege per OCR erfassen und an DATEV übermitteln
Die Herausforderung
Monteure sammelten Tankquittungen, Materialrechnungen und Bewirtungsbelege unterwegs in Papierform. Am Monatsende landeten Schuhkartons voller Zettel in der Buchhaltung. Viele Belege waren unleserlich, manche fehlten ganz. Die Erfassung dauerte Tage und der Steuerberater bemängelte regelmäßig fehlende Nachweise.
Die Lösung mit Business OS
Belege werden direkt vor Ort per Smartphone fotografiert und über ein einfaches Formular eingereicht. Eine OCR-Engine extrahiert Rechnungsdatum, Betrag, Steuersatz und Lieferant. Die DATEV App von Business OS erstellt daraus einen Beleg in Unternehmen Online — mit dem Originalfoto als Belegbild und allen buchungsrelevanten Daten vorausgefüllt.
Das Ergebnis
Belege werden noch am selben Tag erfasst statt erst am Monatsende. Die Belegvollständigkeit liegt bei über 98%. Der Steuerberater erhält saubere, digitale Belege mit korrekten Buchungsdaten. Die monatliche Belegerfassung ist von 3 Tagen auf 2 Stunden gesunken.
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